Organisation – Easy Workspace

Mit deinem Klick auf Profil --> Organisation kannst du die zentralen Einstellungen deines Workspaces verwalten. Hier hinterlegst du Unternehmensdaten, richtest Team- und Kommunikationsfunktionen ein und passt Abrechnung, Speicher und weitere Dienste an.

Unternehmensdaten

Hier pflegst du die Basisdaten deiner Organisation. Diese Angaben werden für deinen Workspace und je nach Nutzung auch für öffentliche oder interne Darstellungen verwendet.

Typische Inhalte:

• Firmenname

• Website

• Beschreibung

• Adresse

• PLZ, Stadt und Land

• USt-IdNr.

• Telefon

• Rechnungs-E-Mail

• Firmenlogo

• V-Card-Slug

Wofür das wichtig ist:

• Saubere Unternehmensdarstellung im Workspace

• Grundlage für Rechnungen und Kommunikation

• Einheitliche Stammdaten für interne und externe Nutzung

Support-Code

Der Support-Code erlaubt dem Support-Team einen zeitlich begrenzten Zugriff auf deine Organisation, wenn Hilfe benötigt wird.

Funktion:

• Support-Code erzeugen

• Code sicher mit dem Support teilen

• Zugriff nur für einen begrenzten Zeitraum ermöglichen

Wofür das wichtig ist:

• Schnelle Fehleranalyse

• Gezielte Unterstützung durch den Support

• Kein dauerhafter Zugriff auf dein Konto

Team

Im Bereich Team verwaltest du alle Mitglieder deiner Organisation.

Mögliche Aktionen:

• Mitglieder einladen

• Rollen vergeben

• Teamübersicht verwalten

• Sicherheitsoptionen aktivieren, z. B. Zwei-Faktor-Authentifizierung erzwingen

Wofür das wichtig ist:

• Klare Zuständigkeiten im Workspace

• Sichere Verwaltung von Zugriffsrechten

• Struktur für die Zusammenarbeit im Team

Nachrichten

Unter Nachrichten bindest du Postfächer an, über die du E-Mails oder Nachrichten verwalten kannst.

Typische Funktionen:

• Postfächer verbinden

• Microsoft-Konten anbinden

• Nachrichten zentral im Workspace verwalten

Hinweis:

• Wenn noch keine Postfächer verbunden sind, kannst du hier die Anbindung starten.

Wofür das wichtig ist:

• Zentrale Kommunikation an einem Ort

• Bessere Übersicht über eingehende Nachrichten

• Grundlage für Support- oder Team-Kommunikation

E-Mail

Im Bereich E-Mail verwaltest du Absender-Konten für transaktionale und Marketing-E-Mails.

Mögliche Funktionen:

• SMTP-Konten verwalten

• Microsoft-Konten verbinden

• Google-Konten verbinden

• Standard-Absender festlegen

• Transaktionale und Marketing-Absender trennen

Hinweis:

• OAuth-Konten müssen nach dem Anlegen noch verbunden werden.

• Ein Konto kann aktiv sein, auch wenn es noch nicht vollständig verbunden ist.

Wofür das wichtig ist:

• Zuverlässiger Versand von E-Mails

• Trennung von System- und Marketing-Mails

• Zentrale Kontrolle über Absender und Zustände

Workflow

Im Bereich Workflow richtest du Automatisierungen und Abläufe in deinem Workspace ein.

Typische Einsatzbereiche:

• Automatische Benachrichtigungen

• Prozessschritte definieren

• Aufgaben oder Ereignisse automatisieren

• Interne Abläufe standardisieren

Wofür das wichtig ist:

• Weniger manuelle Arbeit

• Einheitliche Prozesse

• Schnellere Abläufe im Team

Speicher

Unter Speicher verwaltest du den verfügbaren Speicher und die Nutzung im Workspace.

Typische Funktionen:

• Speicherstand prüfen

• Nutzung überwachen

• Kapazitäten im Blick behalten

• Erweiterungen oder Anpassungen vorbereiten

Wofür das wichtig ist:

• Kontrolle über Dateispeicher und Ressourcen

• Vermeidung von Engpässen

• Bessere Planung bei wachsendem Datenvolumen

Add-Ons

Im Bereich Add-Ons kannst du zusätzliche Funktionen oder Erweiterungen für deinen Workspace aktivieren.

Typische Inhalte:

• Zusatzmodule

• Erweiterte Funktionen

• Zusätzliche Dienste oder Integrationen

Wofür das wichtig ist:

• Flexible Erweiterung des Workspaces

• Zusätzliche Funktionen nach Bedarf

• Anpassung an unterschiedliche Anforderungen

Abrechnung

Hier verwaltest du alle Themen rund um dein Abo und die Abrechnung.

Typische Inhalte:

• Tarif und Plan

• Rechnungsdaten

• Zahlungsstatus

• Abrechnungsübersicht

• Vertrags- oder Abo-Änderungen

Wofür das wichtig ist:

• Kontrolle über Kosten und Laufzeiten

• Pflege der Rechnungsdaten

• Übersicht über den gebuchten Leistungsumfang

Papierkorb

Im Papierkorb findest du gelöschte Elemente, die noch wiederhergestellt werden können.

Funktionen:

• Gelöschte Inhalte einsehen

• Elemente bei Bedarf wiederherstellen

• Endgültig löschen, falls nötig

Wofür das wichtig ist:

• Schutz vor versehentlichem Löschen

• Wiederherstellung wichtiger Inhalte

• Aufräumen nicht mehr benötigter Daten

Zusammenfassung